Wanneer gebruik je RPA?


16/07/2021

Op 6 juli vond het 3e BPM Expert Forum plaats. Ditmaal richtte het forum zich op Robotic Process automation (RPA). Hieronder onze impressie.

Wat is RPA?

Met RPA automatiseer je eenvoudige, repeterende werkzaamheden achter een computer. Het is een antwoord op een probleem in je huidige proces cq de onderliggende data dat niet kan worden opgelost met je bestaande applicaties. RPA is, volgens spreker Stefanie Rinderle-Ma, vooral toepasbaar bij taken met weinig menselijke inbreng. En dat met bestaande applicaties die niet snel worden vervangen en waarbij er geen goede tooling is om het probleem op te lossen (zoals een goed werkende API of workflow management systeem).

Wanneer heeft RPA zin?

RPA is relatief eenvoudig door te voeren, en je kunt er snel succes mee boeken. Spreker Bernd Ruecker geeft een mooie duiding wanneer RPA vooral zin heeft. Hij typeert RPA als een pijnstiller voor een directe pijn/knelpunt. Maar tegelijkertijd is het geen permanente oplossing voor je probleem, net zo min dat paracetamol blijven slikken een permanente oplossing is voor pijnklachten.

 

Meer specifiek heeft RPA vooral zin in een situatie waarin:

  • processen relatief eenvoudig zijn (ook qua gebruik van applicaties)
  • het probleem op kleine schaal speelt (bijvoorbeeld binnen 1 afdeling of team)
  • de focus vooral ligt op het automatiseren van 1 of enkele opeenvolgende taken
  • het op te lossen probleem tijdelijk van aard is (bijvoorbeeld een eenmalige aanpassing)

In andere gevallen wordt er gekozen voor andere oplossingen, zoals gebruiken van een standaardapplicatie, low-code oplossingen of pro-code oplossingen. Maar als er dan een probleem bestaat waarbij RPA de oplossing lijkt, vergt dat ook kennis, competenties en capaciteit bij de organisatie om deze RPA ook te kunnen beheren. Anders hang je de organisatie op in een 'RPA-spaghetti' die op termijn onbeheersbaar wordt.

Hoe weet je of het inzetten van RPA voor jouw organisatie verstandig is?

Om te kunnen bepalen of een RPA-oplossing voor jouw organisatie zin heeft, moet je eerst:

  1. …een goede probleemdefinitie hebben gedaan (root-cause). Het identificeren van hiaten is snel te doen als je een BPM-software systeem hebben waarin je de data ziet stromen, werkvoorraden in beeld hebt en doorlooptijden weet
  2. …een goede analyse hebben van het informatie- en applicatie-landschap en de mogelijkheden daarin (ook qua aanwezige kennis, competenties en vaardigheden)
  3. …een fundamenteel begrip hebben van de huidige werkwijze en de onderliggende werking van en tussen de applicaties
  4. ...een goede business case kunnen maken waarin je afweegt wat de kosten versus opbrengsten zijn

Er zijn legio oplossingen aanwezig òf onderweg (supportive process automation/workflows,  betere koppelingen/API’s, etc.), dus maak een zorgvuldige afweging. Onder de juiste omstandigheden is het een krachtig middel om snel resultaat te behalen.

Bekijk hier de volledige opname van het 3e BPM Expert Forum.