Ontwerp je route over de 'coronaberg' met het Procescanvas



Veel  managers hikken tegen de ‘coronaberg’ aan. En daarmee bedoelen we de grote berg aan zaken die anders lopen dan we gewend zijn. Grote, strategische veranderprojecten blijven lang op de plank liggen, omdat we niet weten wanneer we er de capaciteit voor hebben, laat staan of we in kunnen schatten of deze projecten nog zin hebben in de wereld post-corona. Hoe ziet de toekomst er dan uit? Een complex vraagstuk om te beantwoorden, zonder de juiste handvatten. Wellicht moet jouw organisatie hetzelfde of meer gaan presteren met minder middelen of heb je eigenlijk nu al belang bij een kleinere leasevloot? Daarnaast maakt deze tijd gehakt van decennia aan vastgeroeste werkwijzen, overleg- en managementstructuren. Hoe kun je daar mee omgaan? Hoewel veranderingen altijd gepaard gaan met een enorme lading frustratie, bied het ook een enorme kans voor een positieve (horizontale) kanteling in je organisatie en efficiency winst. Wacht dus niet af, maar denk een aantal stappen verder vooruit. Geef je organisatie grip en energie door het schetsen van perspectief, of beter nog: meerdere perspectieven. Maak een plan: als situatie x, dan doen wij y. In deze blog willen we je als lezer een handreiking meegeven om over de coronaberg heen te kunnen kijken en te kunnen werken aan een toekomstbestendige organisatie. 

Waar lopen we tegenaan op de korte termijn?

Het is begrijpelijk dat veel managers zich focussen op het oplossen van problemen op de korte termijn, of zelf veel herkenbare klachten ervaren. Werken op afstand is een van de grotere uitdagingen. Het thuiswerken zorgt ervoor dat het moeilijker is om de effectiviteit van de organisatie in te schatten. Medewerkers klagen over een sterk toegenomen gevoel van stress door de disbalans tussen werk en privé. Alles loopt in elkaar over en dat is voor veel mensen lastig om mee om te gaan. Er zijn ook veel meer afstemmings-uurtjes via de video conference bijgekomen. De agenda’s lijken daarmee meer versnipperd dan voor de coronatijd en de dagen zijn soms loeizwaar. Collega’s zijn niet altijd binnen handbereik om je te helpen als je een probleem tegen het lijf loopt.

Tegelijkertijd heeft de corona-pandemie ons ook een vorm van gedwongen hyperinnovativiteit opgelegd. De kosten- en verdienmodellen gaan namelijk niet meer goed op, omdat de werkzaamheden op een andere manier moeten worden uitgevoerd (of zelfs voorlopig nog zijn verboden bij de wet). We moeten continu op zoek blijven naar nieuwe manieren om de klant te bedienen in een maatschappij die ons voortdurend beperkingen lijkt op te leggen. En dat terwijl de gemiddelde mens ‘voorgeprogrammeerd’ is om juist aan onzekerheidsreductie te doen en de focus wil leggen op stabiliteit en het kunnen vertrouwen op jarenlang opgedane vakkennis. Liever niet elke dag iets nieuws, maar alles herkenbaar en bewezen. Hoeveel innovativiteitsprojecten zijn om die reden in het verleden al als nachtkaarsen uitgegaan? De mens houdt van voorspelbaarheid en daar is eigenlijk al een jaar geen sprake meer van. In het afgelopen jaar moesten we wel. Corona is het breekijzer dat een jarenlange opbouw van vastgeroeste patronen uit je organisatie sloopt. Het is beangstigend, maar tegelijkertijd misschien ook bevrijdend.

Net als ons lichaam functioneert zijn we als organisatie geneigd om ons in een crisissituatie te focussen op het terugwinnen van controle door het beschermen van vitale processen, onszelf en onze mensen. En dat is heel begrijpelijk. Zoals het lichaam ons ingeeft maken we bij bedreigingen altijd de keuze tussen: vechten, vluchten of bevriezen. Elk van deze keuzes hebben hetzelfde grote nadeel: deze primaire angst-reacties versmallen het denken tot de korte termijn, waarbij ‘niet relevante’ gegevens tijdelijk worden geblokkeerd voor optimale focus. Daarom kan het zomaar zijn dat na een jaar brandjes blussen je niet bent voorbereid op de wereld na corona en kansen voor een inhaalslag of de juiste kanteling laat liggen. Juist nu is het belangrijk om je niet te laten verlammen door de korte termijn reactie, maar jezelf een weg uit de crisis voor te stellen, samen uit te tekenen en te gaan organiseren. Uiteindelijk is een concreet overlevingsperspectief op de lange termijn het middel dat zorgt voor goede en gezonde beslissingen in het nu. Een tegenwicht voor de continue verstoorde gang van zaken, hernieuwde bevlogenheid en een gevoel van vertrouwen.

Ontwerp je route over de 'coronaberg'

De kunst is nu om over die berg van veranderingen, uitdagingen, ervaringen en kansen heen te gaan kijken. Begin jezelf af te vragen: Wanneer zijn we eroverheen? Wat kan ik nu doen, waar wacht ik mee? De vooruitzichten voor Q2 zijn goed, maar hoe gaan we verder als we weer mogen losgaan? Terug naar oud? Daar is teveel voor veranderd. Maar hoe dan wel? Door het enkel beginnen met je dat af te vragen, kun je een hoop ellende besparen.

Om te helpen met een goede impactanalyse van al deze veranderingen in je organisatie, nodigen wij je uit om het Procescanvas in te zetten. Het Procescanvas is een visueel raamwerk voor het uitdenken van veranderingen binnen je organisatie en bestaat uit twaalf samenhangende velden. Door het beantwoorden van de vragen in deze velden leg je al snel belangrijke verbanden en kun je goed visualiseren welke kant je het beste op kunt bewegen en hoe. Zo wordt de andere zijde van de corona berg al een stuk scherper. 

Voordat je met het Procescanvas aan de slag gaat is het natuurlijk belangrijk dat je (indien nodig) eerst je kennis verrijkt met post-corona scenario’s van verschillende experts binnen jouw werkveld en kijkt welke scenario’s invloed kunnen hebben op jouw branche en organisatie. Er zijn een aantal gerenommeerde onderzoeksbureaus die toekomstscenarios schetsen, maar ook veel specifieke brancheorganisaties zijn hier mee bezig. Schrijf kort op welke veranderingen jouw organisatie kunnen raken, of welke veranderingen je een voordeel bezorgen. Dit geeft een goede lijst aan input voor het invullen van het Procescanvas.

Stel jezelf vervolgens de juiste vragen met deze download en schets jouw toekomstscenario op het procescanvas.

Heel veel succes! 

Downloads

1. Ontwerp je route over de coronaberg met het procescanvas
2. Procescanvas op A3 formaat