Maak gebruik van digitale mogelijkheden bij het implementeren van processen

Het implementeren van processen is al een lastige opgave. Hoe zorg je er voor dat de juiste kennis en inzichten uit je nieuwe werkproces ook echt landt bij de spelers in dat proces? Onder 'normale'  omstandigheden is dit al een lastige opgave. Om hier meer handvaten aan te geven, gaven we al eerder een overzicht aan tips en tools voor procesimplementatie.

Veel van deze tools zijn in deze pandemie echter niet bruikbaar. Een klassikale opstelling mag nog even niet. Als straks de maatregelen zijn versoepeld, werken waarschijnlijk meer mensen vanaf huis dan voorheen. De kans is groot dat implementatie op afstand een blijvend vraagstuk is. Daarom, vanuit onze dagelijkse praktijk, een aanvulling met digitale tools om de implementatie van processen nu (en in de toekomst) meer op afstand te kunnen doen.

• Maak een korte videomatige uitleg/doorloop van het proces door de eigenaar (of houd zelfs een dialoog met jezelf)
• Wees creatief: gebruik polling tools als Mentimeter en maak vragenrondes voor een actieve inbreng van mensen
• Gebruik online tools voor brown paperen / white boards om mensen actief te betrekken
• Laat interviews zien met een (fictieve) klant over het proces en wat de nieuwe werkwijze aan verbetering levert
• Vertel elkaar in breakout rooms de mooiste verhalen over het proces (wat is het meest bijzondere dat je is overkomen)
• Vraag mensen om een foto op te zoeken op internet om de toekomst van dit proces te verbeelden en uit te leggen aan elkaar
• Doe de digitale variant van "petje op/petje af" Mensen die af zijn moeten hun camera uitzetten
• Presenteer het proces met "gaten" (lege activiteiten) en vraag mensen in te vullen wat er ontbreekt

Sta jij voor een implementatie uitdaging en wil je graag sparren, neem dan contact op met Willem Spronk